En tant qu'employeur, vous remettez un bulletin de paie à chaque salarié lors du paiement du salaire. Son contenu n'est pas libre : les mentions sont fixées par l'article R. 3243-1 du code du travail, et leur présentation par un modèle défini par arrêté (article R. 3243-2).
Les mentions obligatoires de votre bulletin de paie
L'article R. 3243-1 du code du travail, dans sa version en vigueur, impose notamment :
- le nom et l'adresse de votre entreprise et, le cas échéant, l'établissement dont dépend le salarié ;
- le code de nomenclature d'activité (APE) de l'établissement et votre numéro d'inscription au répertoire national des entreprises (SIRET) ;
- l'intitulé de la convention collective de branche applicable ou, à défaut, la référence au code du travail pour les congés payés et le préavis ;
- le nom et l'emploi du salarié, et sa position dans la classification conventionnelle (niveau ou coefficient) ;
- la période et le nombre d'heures payées, en distinguant les heures au taux normal et les heures majorées, avec le ou les taux appliqués, ainsi que la nature et le volume du forfait pour les salariés en forfait heures ou jours ;
- la nature et le montant des accessoires de salaire soumis à cotisations ;
- la rémunération brute ;
- le montant et l'assiette des cotisations et contributions, salariales et patronales, et le taux des cotisations salariales ;
- l'assiette, le taux et le montant du prélèvement à la source, et la somme qui aurait été versée sans ce prélèvement ;
- le montant des revenus professionnels versés par l'employeur, défini au II de l'article R. 844-1 du code de la sécurité sociale (9° bis) ;
- la somme effectivement reçue par le salarié et la date de paiement ;
- les dates de congé et l'indemnité correspondante, si un congé tombe dans la période de paie ;
- le montant total des exonérations et exemptions de cotisations appliquées ;
- le montant total versé par l'employeur (rémunération brute plus cotisations patronales, après exonérations) ;
- la mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur service-public.fr ;
- en cas d'activité partielle : le nombre d'heures indemnisées, le taux appliqué et les sommes versées.
Le « montant net social » : ce que recouvre la ligne
Le 9° bis de l'article R. 3243-1 vous impose d'afficher le montant des revenus professionnels que vous versez, tel qu'il est défini au II de l'article R. 844-1 du code de la sécurité sociale. Cet article figure dans le chapitre consacré aux ressources prises en compte pour la prime d'activité.
Ce montant est égal à la différence entre :
- d'une part, la valeur brute des sommes, avantages et accessoires, y compris en nature, dus en contrepartie ou à l'occasion du travail, quelle que soit leur dénomination. Sont exclus notamment le financement par l'employeur des garanties collectives de protection sociale complémentaire (article L. 911-1 du code de la sécurité sociale) et la contribution de l'employeur aux chèques-vacances ;
- d'autre part, les cotisations et contributions sociales obligatoires à la charge du salarié, ainsi que sa part de financement de ces garanties collectives.
Ce n'est ni le net à payer ni le net imposable : c'est un montant distinct, que votre logiciel de paie doit calculer selon cette définition.
Le modèle de présentation fixé par arrêté
L'article R. 3243-2 du code du travail impose que plusieurs de ces informations (rémunération brute, cotisations, prélèvement à la source, revenus professionnels du 9° bis, somme reçue par le salarié, exonérations, total versé par l'employeur) soient libellées, ordonnées et regroupées selon un modèle défini par arrêté des ministres chargés de la sécurité sociale et du travail.
Ce que vous devez faire : vérifiez avec votre éditeur de logiciel ou votre prestataire de paie que vos bulletins suivent le modèle en vigueur, et suivez les arrêtés publiés au Journal officiel qui le modifient.
Bulletin électronique et conservation
- Si vous remettez le bulletin sous forme électronique, vous informez le salarié de son droit de s'y opposer, un mois avant la première émission ou au moment de l'embauche (article D. 3243-7 du code du travail).
- Vous garantissez la disponibilité du bulletin électronique pour le salarié pendant cinquante ans, ou jusqu'à ce qu'il ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5 augmenté de six ans (article D. 3243-8).
- Vous conservez un double des bulletins, ou les bulletins remis sous forme électronique, pendant cinq ans (article L. 3243-4).
Ce que vous risquez
Le non-respect des règles relatives au bulletin de paie (articles L. 3243-1, L. 3243-2, L. 3243-4 et R. 3243-1 à D. 3243-8) est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la troisième classe (article R. 3246-2 du code du travail).
Ce que votre service paie doit vérifier
- Toutes les mentions de l'article R. 3243-1 figurent sur vos bulletins, y compris la convention collective et la classification du salarié.
- Le montant du 9° bis apparaît sur une ligne dédiée et suit la définition de l'article R. 844-1 du code de la sécurité sociale.
- Le montant total des exonérations et le total versé par l'employeur sont affichés.
- La présentation suit le modèle défini par arrêté (article R. 3243-2).
- Si vous dématérialisez vos bulletins, l'information du salarié et la durée de mise à disposition sont respectées.