Conventions réglementées : que faire quand le contrôle est impossible ?

Quand la procédure de contrôle d'une convention réglementée ne peut pas être appliquée — parce que tous les associés sont concernés, ou parce qu'il n'existe aucun organe habilité à voter — la convention n'est pas automatiquement nulle. Elle reste valable, mais elle bascule dans un régime de responsabilité renforcée : le dirigeant qui l'a conclue devra prouver qu'elle ne cause aucun préjudice à la société, sous peine d'en répondre sur son patrimoine personnel. Concrètement, dès qu'un contrôle formel est impossible, trois réflexes s'imposent : documenter l'intérêt de la société, tracer la décision, et se ménager une preuve écrite opposable. Ce guide détaille les cas de blocage et les solutions actionnables pour les dirigeants, DRH et experts-comptables confrontés à ce point aveugle de la gouvernance.

Une convention réglementée, c'est quoi exactement ?

Une convention réglementée est un accord conclu entre une société et l'un de ses dirigeants, associés importants ou personnes qui leur sont liées. L'idée du législateur est simple : dès qu'un dirigeant se trouve des deux côtés de la table — il signe au nom de la société et en son nom propre —, il y a un risque de conflit d'intérêts. Le contrôle sert à vérifier que la société ne se fait pas plumer par celui qui la dirige.

Exemples typiques côté relations de travail et rémunération du dirigeant : un bail signé entre la société et son gérant, une convention de trésorerie, une prestation de services facturée par une société dans laquelle le dirigeant a des intérêts, ou encore certains compléments de rémunération non prévus par les statuts. Ces conventions ne sont ni interdites ni suspectes par nature : elles sont simplement soumises à une transparence particulière.

La procédure classique repose sur trois temps : information de l'organe compétent (conseil d'administration, assemblée), établissement d'un rapport spécial (souvent par le commissaire aux comptes quand il y en a un), puis approbation par un vote où l'intéressé ne participe pas.

Quand la procédure de contrôle devient impossible

Le grain de sable arrive dans les configurations où la mécanique du vote ne peut tout simplement pas tourner. Trois situations reviennent constamment sur le terrain.

Premier cas : l'associé unique. Dans une EURL ou une SASU, il n'existe qu'une seule personne. Impossible d'organiser un vote où l'intéressé s'abstient — puisqu'il est le seul votant. La procédure de contrôle perd tout son sens.

Deuxième cas : toutes les parties sont concernées. Dans une petite SARL familiale où les deux seuls associés sont aussi les deux cogérants et signent tous deux la convention, il ne reste personne d'indépendant pour l'approuver. La règle qui exclut l'intéressé du vote vide l'assemblée.

Troisième cas : l'absence d'organe habilité. Certaines structures n'ont ni conseil d'administration ni commissaire aux comptes. Le rapport spécial n'a alors aucun auteur désigné, et le circuit de validation reste théorique.

Le point que les dirigeants découvrent trop tard : « On croit être protégé parce qu'aucun contrôle n'était possible. En réalité, c'est l'inverse. L'impossibilité de contrôler ne dispense de rien — elle déplace la charge de la preuve sur le dirigeant, qui doit démontrer après coup que la convention était équilibrée. »

Impossibilité de contrôle ≠ nullité de la convention

C'est le contresens le plus répandu, et il coûte cher. Beaucoup de dirigeants imaginent que si la procédure n'a pas pu être suivie, la convention tombe d'elle-même. Faux dans la grande majorité des cas.

Le principe : l'absence d'approbation, ou l'impossibilité d'approbation, ne rend pas la convention nulle. Elle produit ses effets. Ce qui change, c'est le régime de responsabilité. Si la convention se révèle préjudiciable à la société, le dirigeant peut être condamné à réparer ce préjudice — sur ses propres deniers. La sanction n'attaque pas le contrat, elle attaque celui qui l'a conclu.

Dans le cas particulier de l'associé unique, la loi prévoit d'ailleurs un mécanisme simplifié : il suffit souvent de mentionner la convention dans un registre ou de la faire figurer dans les décisions de l'associé unique. Pas de vote, mais une trace. C'est cette trace qui devient la clé de voûte de la protection.

Les 4 réflexes à activer quand le contrôle est impossible

Voici la démarche concrète à suivre, dans l'ordre, dès qu'un dirigeant constate qu'aucun organe ne pourra valider une convention.

1. Qualifier la convention. Vérifier qu'il s'agit bien d'une convention réglementée et non d'une convention libre (opération courante à conditions normales) ou interdite. Cette qualification détermine tout le reste. Document à produire : une note interne de qualification datée.

2. Documenter l'intérêt de la société. Puisque le contrôle collectif est impossible, c'est la seule ligne de défense. Rédiger un écrit expliquant en quoi la convention sert la société : conditions de marché, comparaison avec des offres tierces, justification économique. Preuve à conserver : devis concurrents, grilles tarifaires, échanges écrits.

3. Tracer la décision. Consigner la convention dans le registre des décisions de l'associé unique, ou dans un procès-verbal ad hoc mentionnant l'impossibilité de la procédure normale et la raison de cette impossibilité. Quand / qui : au moment de la conclusion, par le dirigeant lui-même.

4. Se ménager une preuve opposable. Signer, dater, conserver. Une convention non tracée est une convention indéfendable le jour d'un contrôle fiscal, d'un contentieux entre associés, ou d'une procédure collective où le mandataire judiciaire épluche les mouvements suspects.

Le tableau de décision : quelle sortie selon le blocage

L'angle que personne ne regarde : la procédure collective

Voici le point contre-intuitif que la plupart des articles oublient. Tant que la société va bien, une convention réglementée mal contrôlée dort tranquillement. Le danger se réveille le jour où l'entreprise entre en difficulté.

Lorsqu'une procédure collective s'ouvre (redressement, liquidation), l'administrateur ou le mandataire judiciaire remonte le fil des opérations passées. Une convention conclue entre le dirigeant et sa société, sans traçabilité et à des conditions défavorables à la société, devient une cible de choix. Elle peut être analysée comme un avantage anormal, réintégrée, voire fonder une action en responsabilité pour insuffisance d'actif.

Autrement dit : l'impossibilité de contrôle qui semblait anodine se transforme, des années plus tard, en preuve à charge contre le dirigeant. C'est précisément parce que personne n'avait pu voter que personne ne pourra témoigner que la convention était équilibrée — sauf si le dirigeant a eu le réflexe de documenter. La traçabilité écrite n'est pas de la bureaucratie : c'est une assurance rétroactive.

Comment sécuriser la qualification en amont

Le vrai travail se fait avant la signature, pas après. Trois questions à trancher systématiquement : la convention entre-t-elle dans le champ réglementé ? Un organe peut-il l'approuver ? Sinon, quelle preuve alternative je constitue ?

Pour cadrer ces questions sans mobiliser immédiatement un conseil, un dirigeant ou un expert-comptable peut interroger DAIRIA IA, qui répond de façon sourcée sur la qualification des conventions et le régime applicable, cite les textes pertinents et aide à identifier le bon circuit de validation. L'outil fait gagner du temps sur la compréhension du cadre ; il n'établit ni la convention ni le procès-verbal à votre place. Sur les situations à enjeu — procédure collective en vue, conflit entre associés, montant significatif —, le cabinet intervient pour sécuriser la rédaction et anticiper le contentieux.

Questions fréquentes

Une convention réglementée non approuvée peut-elle être annulée par un juge ?

Dans la plupart des formes sociales, l'absence d'approbation n'entraîne pas la nullité : la convention produit ses effets. Le juge sanctionne plutôt le dirigeant en le condamnant à réparer le préjudice éventuellement causé à la société. La nullité reste l'exception, réservée à certaines conventions interdites.

En SASU ou EURL, faut-il un vote pour valider une convention avec l'associé unique ?

Non. Le vote est impossible puisqu'il n'y a qu'une personne. La loi prévoit une mention de la convention dans le registre des décisions de l'associé unique. Cette mention datée suffit à respecter l'obligation de transparence.

Qui contrôle les conventions réglementées quand il n'y a pas de commissaire aux comptes ?

En l'absence de commissaire aux comptes, aucun rapport spécial externe n'est établi. Le dirigeant doit alors constituer lui-même la traçabilité : note de qualification, procès-verbal, justification économique. La preuve écrite remplace le contrôle formel qui ne peut être organisé.

Que risque un dirigeant qui a conclu une convention défavorable à sa société ?

Il engage sa responsabilité personnelle et peut être condamné à réparer le préjudice sur son patrimoine propre. En cas de procédure collective, cette convention peut être réexaminée par le mandataire judiciaire et fonder une action pour insuffisance d'actif.

Comment distinguer une convention libre d'une convention réglementée ?

Une convention libre porte sur une opération courante conclue à des conditions normales — elle échappe au contrôle. Dès que l'opération sort de l'ordinaire ou que les conditions dérogent au marché, elle bascule en convention réglementée. Cette qualification, à faire par écrit, conditionne toute la suite.

Faut-il conserver une preuve même quand aucun contrôle n'est possible ?

Oui, c'est même l'essentiel. L'impossibilité de contrôle déplace la charge de la preuve sur le dirigeant. Sans écrit daté justifiant l'intérêt de la société, il sera incapable de se défendre lors d'un contentieux ou d'une procédure collective des années plus tard.