Votre commercial utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Vous lui remboursez des indemnités kilométriques sur la base d'un barème que vous pensez être à jour. Mais le barème a été revalorisé. Et les conditions de remboursement ont été précisées par le BOSS.
Si vous appliquez un ancien barème ou si vous remboursez sans les justificatifs requis, vous vous exposez à un redressement URSSAF pouvant porter sur trois ans de remboursements.
Le barème kilométrique 2025-2026
Le barème kilométrique fiscal est fixé chaque année par arrêté. Il varie selon la puissance administrative du véhicule et le kilométrage annuel. Pour un véhicule de 6 CV parcourant 10 000 km, l'indemnité kilométrique est d'environ 0,63 euro par kilomètre (barème 2025).
Ce barème couvre l'ensemble des frais liés à l'utilisation du véhicule : carburant, assurance, entretien, réparations, dépréciation du véhicule et pneumatiques. Il ne couvre pas les frais de péage et de stationnement, qui sont remboursés séparément sur justificatifs.
L'URSSAF admet le remboursement des indemnités kilométriques dans la limite du barème fiscal sans réintégration dans l'assiette des cotisations sociales, sous réserve du respect des conditions détaillées dans le BOSS.
Les conditions de l'exonération URSSAF
Pour que les indemnités kilométriques soient exonérées de cotisations sociales, plusieurs conditions cumulatives doivent être remplies. Le salarié doit utiliser son véhicule personnel pour des déplacements professionnels. L'employeur ne doit pas mettre de véhicule de service à disposition du salarié. Les déplacements doivent être justifiés par des notes de frais détaillées mentionnant la date, le lieu de départ, le lieu d'arrivée, la distance parcourue et le motif du déplacement.
L'erreur la plus fréquente est le remboursement forfaitaire sans justificatifs détaillés. Un remboursement mensuel fixe de 500 euros « pour frais de déplacement » sans note de frais détaillée sera requalifié en complément de rémunération soumis à cotisations lors d'un contrôle URSSAF (Cass. 2e civ., 12 mai 2022, n° 20-22.367).
Le trajet domicile-travail : un régime distinct
Les frais de trajet domicile-lieu de travail relèvent d'un régime distinct. L'article L.3261-3 du Code du travail impose à l'employeur de prendre en charge 50 % du prix des abonnements de transports en commun. Cette prise en charge est obligatoire et exonérée de cotisations sociales.
Pour les salariés utilisant leur véhicule personnel pour le trajet domicile-travail, l'employeur peut verser une prime de transport ou un forfait mobilités durables, exonéré dans certaines limites. Mais le remboursement des frais de trajet domicile-travail au barème kilométrique n'est pas automatiquement exonéré — il ne l'est que sous certaines conditions restrictives (pas de transport en commun disponible ou horaires incompatibles).
La confusion entre déplacements professionnels (exonérés au barème kilométrique) et trajets domicile-travail (régime spécifique) est une source classique de redressement.
Le forfait mobilités durables
Le forfait mobilités durables (FMD) permet à l'employeur de prendre en charge les frais de déplacement domicile-travail des salariés utilisant des modes de transport alternatifs : vélo, covoiturage, transports en commun (hors obligation légale de prise en charge), engins de déplacement personnel motorisés, autopartage.
Le FMD est exonéré de cotisations sociales et d'impôt sur le revenu dans la limite de 800 euros par an et par salarié (plafond 2026). Il est cumulable avec la prise en charge obligatoire des transports en commun, dans la limite globale de 900 euros par an.
Ce que vous devez faire lundi matin
Vérifiez que le barème kilométrique appliqué dans votre entreprise est le barème en vigueur. Vérifiez que chaque remboursement de frais kilométriques est accompagné d'une note de frais détaillée avec les mentions requises. Distinguez clairement les déplacements professionnels des trajets domicile-travail dans votre politique de remboursement.
Si vous versez des remboursements forfaitaires sans justificatifs, préparez-vous à régulariser. Et envisagez la mise en place du forfait mobilités durables si ce n'est pas encore fait — c'est un avantage exonéré apprécié des salariés et peu coûteux pour l'entreprise.