Un salarié passe une partie de ses journées sur son téléphone personnel. Un autre travaille sur une machine où une seconde d'inattention peut blesser. Dans les deux cas, l'employeur peut encadrer l'usage du téléphone. Mais une interdiction générale et sans motif ne tient pas. Voici la règle, ce qu'elle coûte si elle est mal appliquée, et ce qu'il faut faire.
La règle : une restriction justifiée et proportionnée
Le code du travail pose un principe général : nul ne peut apporter aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives des restrictions qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché (article L. 1121-1).
Une règle sur le téléphone personnel restreint une liberté. Elle doit donc reposer sur un motif lié au poste, et ne pas aller au-delà de ce que ce motif exige. Trois motifs reviennent en pratique :
- la sécurité : conduite d'engins, travail en hauteur, manipulation de produits dangereux, zones à risque d'explosion ;
- la confidentialité : zones où circulent des informations sensibles, où la photographie doit être exclue ;
- l'organisation du travail : poste en contact avec la clientèle, chaîne de production, accueil.
Une règle différenciée selon les postes et les zones se défend mieux qu'une interdiction uniforme pour tout le personnel, à toute heure.
Le support : le règlement intérieur
Le règlement intérieur fixe notamment les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité, et les règles générales et permanentes relatives à la discipline (article L. 1321-1). C'est donc le bon support pour une règle permanente sur le téléphone.
Il est obligatoire dans les entreprises ou établissements employant au moins cinquante salariés (article L. 1311-2). Il ne peut contenir aucune restriction aux droits et libertés qui ne serait pas justifiée par la nature de la tâche ni proportionnée au but recherché (article L. 1321-3).
La procédure compte autant que le fond (article L. 1321-4) :
- le projet est soumis à l'avis du comité social et économique ;
- le règlement indique sa date d'entrée en vigueur, postérieure d'un mois à l'accomplissement des formalités de publicité ;
- il est communiqué à l'inspecteur du travail, accompagné de l'avis du CSE, en même temps qu'il fait l'objet des mesures de publicité.
Ces règles s'appliquent aussi en cas de modification d'une clause. Ajouter une clause « téléphone » à un règlement existant suppose donc de refaire la procédure.
Ce que coûte une règle mal posée
Une clause disproportionnée, ou introduite sans la procédure, fragilise toute sanction prise sur son fondement. Un salarié sanctionné pourra en contester la régularité devant le conseil de prud'hommes.
Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré par lui comme fautif (article L. 1331-1). Le juge contrôle la régularité de la procédure et vérifie si les faits sont de nature à justifier la sanction ; il peut annuler une sanction irrégulière en la forme, injustifiée ou disproportionnée à la faute commise (article L. 1333-2).
Ce qu'il faut faire
Écrire une règle par situation. Exemple : téléphone interdit en zone de production et pendant la conduite d'un engin ; usage personnel limité aux pauses pour les postes d'accueil ; aucune restriction particulière dans les bureaux, hors usage abusif.
Passer par le règlement intérieur pour toute règle générale et permanente, avec avis du CSE, publicité et dépôt auprès de l'inspection du travail.
Sanctionner l'abus, pas l'usage. Un message ponctuel n'a pas le même poids qu'un usage répété qui empêche l'exécution du travail ou qui crée un danger. Conservez des faits datés avant d'engager une procédure.
Respecter la procédure disciplinaire. Aucune sanction ne peut être prise à l'encontre du salarié sans qu'il soit informé, dans le même temps et par écrit, des griefs retenus contre lui (article L. 1332-1).
Dans une entreprise de moins de cinquante salariés
Sans règlement intérieur obligatoire, la règle peut être portée à la connaissance des salariés par une note de service. Elle reste soumise au même contrôle : une restriction justifiée par la nature de la tâche et proportionnée au but recherché (article L. 1121-1). Écrivez le motif dans la note elle-même, poste par poste : c'est lui que le juge examinera si une sanction est contestée.
Votre contrôle en trois questions
Pour chaque règle sur le téléphone : le motif est-il écrit et lié au poste ? La restriction se limite-t-elle aux zones, aux horaires ou aux tâches qui la justifient ? Les salariés concernés en ont-ils été informés avant toute sanction ?
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