L'été, une question revient dans les entreprises : jusqu'où peut-on solliciter un salarié parti en congés ? Un dossier urgent, un client pressant, un remplaçant absent. La réponse tient en peu de règles. Elles encadrent surtout ce qui se passe avant le départ. Voici la règle, ce qu'elle coûte si elle est ignorée, et ce qu'il faut faire.
La règle : c'est l'employeur qui organise les congés
Les congés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre de chaque année (article L. 3141-13).
Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche fixe la période de prise des congés, l'ordre des départs, et les délais que doit respecter l'employeur s'il entend modifier l'ordre et les dates de départ (article L. 3141-15).
À défaut d'accord, l'employeur définit lui-même, après avis, le cas échéant, du comité social et économique, la période de prise des congés et l'ordre des départs (article L. 3141-16). Pour l'ordre des départs, il tient compte de la situation de famille des salariés, de leur durée de service chez lui et de leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.
Deux délais s'imposent :
- la période de prise des congés est portée à la connaissance des salariés au moins deux mois avant son ouverture (article D. 3141-5) ;
- l'ordre des départs est communiqué, par tout moyen, à chaque salarié un mois avant son départ (article D. 3141-6).
Modifier les dates : un délai, une exception
Sans stipulation de l'accord sur ce point, l'employeur ne peut, sauf en cas de circonstances exceptionnelles, modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date de départ prévue (article L. 3141-16).
Le texte ne définit pas ces circonstances. Un besoin ordinaire d'organisation, prévisible, s'y prête mal. Si votre accord collectif fixe un autre délai, c'est ce délai qui s'applique : vérifiez-le avant toute décision.
Rappeler un salarié déjà en congés va plus loin qu'un décalage de dates. Réservez cette décision à une situation réellement exceptionnelle, que vous pourrez justifier par écrit.
Solliciter un salarié en congés : ce que dit la loi
Aucun texte n'interdit d'envoyer un message à un salarié en congés. Mais deux règles en limitent fortement l'intérêt.
Le temps passé à travailler reste du travail. La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles (article L. 3121-1). Un salarié qui traite un dossier à votre demande pendant ses congés travaille.
Le droit à la déconnexion s'organise. La négociation annuelle sur l'égalité professionnelle et la qualité de vie et des conditions de travail porte notamment sur les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion. Elle porte aussi sur la mise en place de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques, en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé (article L. 2242-17, 7°). À défaut d'accord, l'employeur élabore une charte, après avis du CSE. Cette charte prévoit des actions de formation et de sensibilisation, y compris pour l'encadrement et la direction.
Le repos quotidien suit la même logique. Tout salarié bénéficie d'un repos quotidien d'une durée minimale de onze heures consécutives, sauf dérogations prévues par le code (article L. 3131-1).
Ce que coûte un congé mal organisé
La preuve pèse sur vous. Il appartient à l'employeur de prendre les mesures propres à assurer au salarié la possibilité d'exercer effectivement son droit à congé. En cas de contestation, c'est à lui de justifier qu'il a accompli les diligences qui lui incombent légalement (Cass. soc., 13 juin 2012, n° 11-10.929, publié au Bulletin). Le même arrêt précise que le versement d'une indemnité ne peut suppléer la prise effective des congés.
L'obligation de sécurité est engagée. L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Ces mesures comprennent la mise en place d'une organisation et de moyens adaptés (article L. 4121-1). Des sollicitations répétées pendant les congés, tolérées ou encouragées, se discutent sur ce terrain.
Le temps travaillé se paie. Un dossier traité depuis le lieu de vacances à votre demande peut fonder une demande de rappel de salaire.
Un salarié tombe malade pendant ses congés ? C'est une autre question, avec ses propres règles.
Ce qu'il faut faire
Fixer et diffuser le calendrier à temps. Période de congés connue deux mois avant son ouverture, ordre des départs communiqué un mois avant chaque départ. Gardez une trace écrite de ces envois.
Vérifier votre accord collectif. Il peut fixer la période, l'ordre des départs et le délai de modification. Il prime sur les règles supplétives.
Organiser la continuité avant le départ. Désignez un remplaçant par dossier. Demandez un message d'absence qui renvoie vers lui. Un salarié qu'on n'a pas besoin de joindre n'est pas joint.
Écrire la règle de déconnexion. Accord ou charte : plages sans sollicitation, absence d'obligation de répondre pendant les congés, rôle des managers. Formez ceux qui envoient les messages, pas seulement ceux qui les reçoivent.
Encadrer l'exception. Si un rappel devient inévitable, décidez-le par écrit, avec son motif et sa durée. Comptez le temps travaillé et payez-le. Prévoyez le report des jours non pris.
Suivre les compteurs. Repérez avant l'automne les salariés qui n'ont pas pris leurs congés et proposez-leur des dates. C'est cette diligence que vous devrez pouvoir prouver.
Votre contrôle en trois questions
Les dates de congés ont-elles été communiquées dans les délais, et par écrit ? Votre entreprise dispose-t-elle d'un accord ou d'une charte sur la déconnexion ? Pouvez-vous prouver que chaque salarié a été mis en mesure de prendre ses congés ?
Une organisation des congés à sécuriser ou un litige prud'homal : le cabinet DAIRIA Avocats intervient en droit du travail, côté employeur.