Convocation entretien préalable à sanction
Lorsque l'employeur envisage une sanction qui aura une incidence sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, il doit d'abord le convoquer à un entretien préalable (article L. 1332-2 du Code du travail). La lettre indique l'objet de l'entretien, sa date, son heure et son lieu, et rappelle que le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise (article R. 1332-1). La convocation doit intervenir dans les deux mois suivant la connaissance des faits (article L. 1332-4). Après l'entretien, la sanction ne peut être notifiée ni moins de deux jours ouvrables, ni plus d'un mois après le jour fixé pour l'entretien. Le mode d'emploi en tête du modèle rappelle ces délais, les pièges fréquents et le rôle du règlement intérieur, qui doit prévoir la sanction envisagée. Si un licenciement fait partie des sanctions envisagées, utilisez plutôt la convocation à entretien préalable au licenciement (délai de cinq jours ouvrables, conseiller du salarié).
Quand utiliser ce modèle
- Vous envisagez une sanction qui aura une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération : mise à pied disciplinaire, mutation, rétrogradation (art. L. 1332-2).
- Le licenciement ne fait pas partie des sanctions envisagées : sinon, utilisez la convocation à entretien préalable au licenciement (délai de cinq jours ouvrables, mention du conseiller du salarié).
Les erreurs fréquentes
- Convoquer plus de deux mois après avoir eu connaissance des faits : aucun fait fautif ne peut à lui seul donner lieu à des poursuites au-delà de ce délai (art. L. 1332-4).
- Omettre l'objet de la convocation ou la possibilité d'assistance par une personne appartenant au personnel : ce sont les mentions exigées (art. R. 1332-1).
- Annoncer la sanction dans la convocation : la décision ne se prend qu'après avoir entendu le salarié.
- Prononcer une sanction absente du règlement intérieur, quand l'entreprise en a un : seule une sanction prévue par l'échelle du règlement est possible (art. L. 1321-1 ; Cass. soc., 26 oct. 2010, n° 09-42.740).
Extrait du modèle
Les champs entre crochets sont à compléter. Le modèle complet est téléchargeable ci-dessus.
Objet : convocation à un entretien préalable à une éventuelle sanction disciplinaire
Nous envisageons de prendre à votre égard une sanction disciplinaire. Conformément à l'article L. 1332-2 du Code du travail, nous vous convoquons à un entretien préalable qui se tiendra le [DATE], à [HEURE], à [ADRESSE PRÉCISE, BÂTIMENT, BUREAU OU SALLE].
Au cours de cet entretien, nous vous indiquerons le motif de la sanction envisagée et nous recueillerons vos explications.
Vous pouvez vous faire assister lors de cet entretien par une personne de votre choix appartenant au personnel de l'entreprise.
Questions fréquentes
Faut-il un entretien préalable pour un avertissement ?
Non, lorsque la sanction n'a pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié (art. L. 1332-2). Votre convention collective ou votre règlement intérieur peuvent toutefois imposer une procédure.
Quel délai laisser entre la convocation et l'entretien ?
La loi ne fixe pas de durée minimale pour une sanction autre que le licenciement. Laissez au salarié un délai suffisant pour préparer sa défense et se faire assister, sauf délai fixé par votre convention collective.
Quand notifier la sanction ?
Au plus tôt deux jours ouvrables et au plus tard un mois après le jour fixé pour l'entretien (art. L. 1332-2) ; le mois se calcule de quantième à quantième (art. R. 1332-3). Passé ce délai, la sanction ne peut plus être prononcée pour ces faits.
Peut-on sanctionner deux fois les mêmes faits ?
Non : une même faute ne se sanctionne qu'une fois. Une sanction de plus de trois ans ne peut pas non plus être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction (art. L. 1332-5).
Références
- Code du travail, art. L. 1321-1, L. 1331-1, L. 1332-2, L. 1332-4, L. 1332-5, R. 1332-1, R. 1332-3
- Cass. soc., 26 oct. 2010, n° 09-42.740
Textes en vigueur et arrêts vérifiés à la source le .
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