Le 13e mois n'est prévu par aucun article du code du travail. Pourtant, dans beaucoup d'entreprises, il est dû. Tout dépend du texte qui l'a créé : contrat de travail, convention collective, accord d'entreprise ou usage. Ce texte fixe le montant, le calendrier, le sort des absences et celui des départs en cours d'année. Voici les règles à connaître côté employeur, ce qu'une erreur coûte, et ce qu'il faut vérifier.
La source de l'obligation décide de tout
Le 13e mois naît de l'une de quatre sources :
- le contrat de travail, qui le prévoit expressément ;
- la convention collective de branche ;
- un accord d'entreprise ou d'établissement ;
- un usage ou un engagement unilatéral de l'employeur.
Avant toute décision, identifiez la source. Elle détermine les conditions d'attribution, le mode de calcul, et la procédure à suivre pour modifier ou supprimer la prime.
Le montant n'est pas fixé par la loi. Il est souvent égal à un mois de salaire de base, mais seul le texte applicable fait foi : assiette, date de versement, versement en une ou plusieurs fois, condition d'ancienneté ou de présence.
Le départ en cours d'année : pas de prorata sans texte
La Cour de cassation juge qu'une prime payable en deux fractions, en juin et en décembre, si elle est un élément du salaire, n'est due prorata temporis à un salarié ayant quitté l'entreprise, quel qu'en soit le motif, avant la date de son versement, que si une convention expresse ou un usage le prévoient (Cass. soc., 24 février 1982, n° 80-40.136, publié au Bulletin).
Elle a confirmé cette ligne pour un 13e mois réservé aux salariés présents à l'effectif au 31 décembre : le juge doit rechercher si le paiement au prorata au salarié absent à cette date était prévu par la convention collective éventuellement applicable, un usage de l'entreprise ou le contrat de travail (Cass. soc., 28 mai 2003, n° 01-40.591, publié au Bulletin).
Pour l'employeur :
- si votre texte prévoit un prorata en cas de départ, le salarié sortant y a droit, et la somme doit figurer dans le solde de tout compte ;
- si votre texte pose une condition de présence à la date de versement, sans prorata, le salarié parti avant cette date n'y a en principe pas droit ;
- si votre texte est muet, vérifiez la pratique suivie jusqu'ici : un prorata versé de manière constante peut révéler un usage.
Les absences : une réduction possible, à une condition
Un 13e mois peut être réduit en fonction des absences si le texte qui le prévoit l'organise. La limite est fixée par la jurisprudence : si l'employeur peut tenir compte des absences, même motivées par la grève, pour le paiement d'une prime, c'est à la condition que toutes les absences, hormis celles qui sont légalement assimilées à un temps de travail effectif, entraînent les mêmes conséquences sur son attribution (Cass. soc., 7 novembre 2018, n° 17-15.833, publié au Bulletin).
Dans cette affaire, les absences pour maladie non professionnelle n'entraînaient aucun abattement des primes, alors que les absences pour grève en entraînaient. La Cour de cassation a approuvé les juges qui ont qualifié cet abattement de discriminatoire.
Pour l'employeur : une règle d'abattement qui frappe certaines absences et épargne d'autres absences comparables expose à un rappel de prime et à une contestation pour discrimination. Écrivez une règle unique, appliquée à toutes les absences non assimilées à du travail effectif.
Supprimer ou modifier un 13e mois
La procédure dépend, là encore, de la source :
- contrat de travail : la prime fait partie de la rémunération contractuelle ; sa suppression ou sa réduction suppose l'accord du salarié ;
- convention ou accord collectif : l'employeur ne peut s'en affranchir seul ; il faut réviser ou dénoncer le texte selon les règles de la négociation collective ;
- usage : il peut être dénoncé, mais la dénonciation doit être régulière.
Sur ce dernier point, la Cour de cassation juge que l'usage non régulièrement dénoncé demeure en vigueur, et que les salariés peuvent réclamer l'avantage jusqu'à sa dénonciation régulière ou la conclusion d'un accord d'entreprise ayant le même objet. Dans l'affaire jugée, la dénonciation avait été faite sans délai suffisant pour permettre l'ouverture d'une négociation (Cass. soc., 16 décembre 1998, n° 95-40.385, publié au Bulletin). En pratique, informez les représentants du personnel et chaque salarié, et respectez un délai de prévenance suffisant.
Ce que le 13e mois pèse dans les autres calculs
Les cotisations. Les cotisations de sécurité sociale sont calculées sur les revenus d'activité, qui comprennent toutes les sommes versées en contrepartie ou à l'occasion d'un travail (articles L. 242-1 et L. 136-1-1 du code de la sécurité sociale). Le 13e mois y entre comme le salaire de base.
L'indemnité de licenciement. Le salaire de référence est, selon la formule la plus avantageuse pour le salarié, la moyenne mensuelle des douze derniers mois ou le tiers des trois derniers mois. Dans ce second cas, toute prime ou gratification de caractère annuel ou exceptionnel versée pendant cette période n'est prise en compte que dans la limite d'un montant calculé à due proportion (article R. 1234-4 du code du travail). Un 13e mois versé en décembre ne doit donc pas être compté en entier dans la moyenne des trois derniers mois.
Ce qu'il faut faire
Retrouver le texte source de votre 13e mois et le conserver au dossier paie.
Écrire noir sur blanc les règles d'entrée et de sortie en cours d'année : prorata ou condition de présence.
Vérifier la règle d'abattement pour absence : elle doit traiter de la même manière toutes les absences non assimilées à du travail effectif.
Contrôler la pratique réelle. Une pratique constante, générale et fixe peut créer un usage que vous n'avez pas voulu.
Ne rien supprimer sans procédure adaptée à la source de la prime.
Pour les primes prévues par votre convention collective : Dairia IA, https://www.dairia.ai/conventions/. Litige sur une prime ou un rappel de salaire : le cabinet DAIRIA Avocats intervient en droit du travail, côté employeur.