Prélèvement à la source : les obligations de l'employeur

Depuis le 1er janvier 2019, l'employeur est le collecteur du prélèvement à la source (PAS) de l'impôt sur le revenu de ses salariés. Cette obligation fait peser sur l'entreprise une responsabilité fiscale directe, avec des sanctions en cas de manquement.

Le mécanisme du PAS

Le taux applicable

L'administration fiscale transmet à l'employeur le taux de PAS applicable à chaque salarié via le compte rendu métier (CRM) de la DSN. Trois types de taux existent :

• Le taux personnalisé : calculé par l'administration sur la base de la dernière déclaration de revenus du foyer fiscal
• Le taux individualisé : taux propre à chaque conjoint, calculé sur ses revenus personnels (en cas d'option du foyer fiscal)
• Le taux non personnalisé (ou taux neutre) : barème par défaut applicable lorsque l'administration n'a pas transmis de taux ou sur demande du salarié (pour préserver la confidentialité)

La base de calcul

Le PAS est calculé sur le revenu net imposable versé au salarié, soit le salaire brut diminué des cotisations sociales déductibles. Les indemnités journalières de sécurité sociale subrogées sont incluses dans la base.

Sont exclues de la base du PAS : les indemnités de rupture exonérées d'impôt, les remboursements de frais professionnels, les abondements de l'employeur à l'épargne salariale.

Les obligations concrètes de l'employeur

Appliquer le taux transmis

L'employeur applique chaque mois le taux transmis par l'administration. Il ne peut ni le modifier ni le contester. Si le salarié estime que son taux est erroné, il doit s'adresser à l'administration fiscale.

Verser le PAS à la DGFIP

Le montant du PAS retenu est reversé à la DGFIP selon les mêmes échéances que la DSN : le 5 ou le 15 du mois suivant. Le versement s'effectue par voie dématérialisée.

Gérer les cas particuliers

Embauche d'un nouveau salarié : en l'absence de taux transmis par l'administration, l'employeur applique le taux neutre (barème par défaut). Dès réception du taux personnalisé via le CRM, il bascule sur ce taux.

Contrat court (CDD de moins de 2 mois) : un abattement spécifique s'applique sur la base du PAS pour les contrats de moins de 2 mois.

Stagiaire : la gratification de stage est soumise au PAS pour la fraction excédant le seuil d'exonération.

Les sanctions en cas de manquement

Non-reversement ou reversement tardif

L'employeur qui ne reverse pas le PAS dans les délais s'expose à une majoration de 5 % des sommes non versées, plus 0,2 % par mois de retard (article 1731 du CGI).

Application d'un taux erroné

L'application volontaire d'un taux inférieur à celui transmis par l'administration est sanctionnée par une amende de 5 % des retenues qui auraient dû être effectuées, avec un minimum de 250 euros par déclaration.

Divulgation du taux

La divulgation du taux de PAS d'un salarié à un tiers constitue une violation du secret fiscal, sanctionnée pénalement.

Les erreurs fréquentes

1. Appliquer le mauvais taux : ne pas mettre à jour le taux après réception d'un nouveau CRM
2. Oublier le taux neutre : ne pas appliquer de PAS aux nouveaux embauchés en attendant le taux personnalisé
3. Mal calculer la base : inclure des éléments exonérés ou exclure des éléments imposables
4. Ne pas traiter les régularisations de taux en cours d'année
5. Ignorer les demandes du salarié d'application du taux neutre

Les recommandations

1. Automatiser la réception et l'application des taux via le logiciel de paie
2. Consulter systématiquement les CRM pour détecter les changements de taux
3. Former les gestionnaires de paie aux spécificités du PAS
4. Informer les salariés que les réclamations sur le taux doivent être adressées à l'administration fiscale
5. Conserver les preuves de versement du PAS pendant 3 ans

L'employeur est un collecteur d'impôt malgré lui. Cette responsabilité impose une rigueur de gestion irréprochable pour éviter les sanctions financières et les complications avec l'administration fiscale.