Chaque fin d'été, les mêmes demandes arrivent : un salarié veut accompagner son enfant le jour de la rentrée. Votre entreprise peut accepter, proposer une autre solution ou refuser. Elle peut aussi retenir le salaire d'une absence non autorisée, à condition de rester dans les limites du code du travail. Voici la règle, ce qu'une erreur coûte, et ce qu'il faut faire.
La règle : aucun congé légal pour la rentrée
L'article L. 3142-1 du code du travail fixe les congés pour événements familiaux. Il vise le mariage ou le pacte civil de solidarité du salarié, le mariage d'un enfant, la naissance, l'arrivée d'un enfant placé en vue de son adoption, certains décès, et l'annonce de la survenue d'un handicap, d'une pathologie chronique ou d'un cancer chez un enfant. La rentrée scolaire n'y figure pas.
Le salarié n'a donc pas, au titre de la loi, de droit à s'absenter ce jour-là. Votre convention collective ou un accord d'entreprise peut en revanche prévoir une autorisation d'absence, payée ou non. C'est le premier texte à ouvrir avant de répondre.
Ce que vous pouvez accorder
Un jour ou une demi-journée de congés payés. C'est la solution la plus simple : le salarié est payé, l'absence est encadrée. Vous gardez la main sur les dates. À défaut de stipulation dans un accord collectif, l'employeur définit la période de prise des congés et l'ordre des départs, après avis, le cas échéant, du comité social et économique (article L. 3141-16). Parmi les critères de l'ordre des départs figure la situation de famille des bénéficiaires.
Un décalage d'horaire dans un dispositif d'horaires individualisés. L'employeur peut, à la demande de certains salariés, mettre en place un dispositif d'horaires individualisés permettant un report d'heures d'une semaine à une autre, après avis conforme du comité social et économique (article L. 3121-48). Dans les entreprises sans représentant du personnel, l'inspecteur du travail autorise ce dispositif. Si votre entreprise l'a déjà, le salarié peut souvent s'organiser seul dans ses plages mobiles.
Une journée de télétravail. Le télétravail est mis en place par un accord collectif ou, à défaut, par une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe. Sans accord ni charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen (article L. 1222-9). Un courriel suffit pour une journée ponctuelle. Vérifiez que le poste s'y prête.
Une autorisation d'absence non rémunérée. Rien ne vous interdit de l'accorder. Écrivez-la, avec la date et la durée.
Ce que vous pouvez refuser
Une demande d'absence pour la rentrée, hors texte conventionnel, n'oblige pas l'entreprise. Un refus motivé par l'organisation du service est donc possible.
Pour les congés déjà fixés, une limite s'impose à vous : sauf circonstances exceptionnelles, vous ne pouvez pas modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date de départ prévue (article L. 3141-16). Un congé accordé pour la rentrée ne se retire pas la veille.
Ne confondez pas la rentrée et le congé pour enfant malade. Ce congé non rémunéré suppose une maladie ou un accident d'un enfant de moins de seize ans, constatés par certificat médical. Sa durée est au maximum de trois jours par an, portée à cinq jours si l'enfant a moins d'un an ou si le salarié assume la charge de trois enfants ou plus de moins de seize ans (article L. 1225-61). Une rentrée n'entre pas dans ce cadre. Votre convention collective peut toutefois prévoir des règles plus favorables : vérifiez-la.
Ce que vous pouvez retenir sur le salaire
Le salarié qui s'absente sans autorisation ne fournit pas de travail pendant ce temps. Vous pouvez ne pas payer les heures non travaillées.
Le coût d'une erreur vient de la mesure. Limitez la retenue au temps réellement non travaillé. Toute somme retenue au-delà prend la forme d'une amende. Or les amendes ou autres sanctions pécuniaires sont interdites, et toute disposition ou stipulation contraire est réputée non écrite (article L. 1331-2).
Faites apparaître la retenue sur le bulletin, avec la date et le nombre d'heures. C'est votre preuve en cas de réclamation.
Ce que vous pouvez sanctionner
Une absence sans autorisation, surtout après un refus exprès, peut être fautive. Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré par l'employeur comme fautif (article L. 1331-1). Aucune sanction ne peut être prise sans que le salarié soit informé, dans le même temps et par écrit, des griefs retenus contre lui (article L. 1332-1).
Mesurez la réponse. Une absence isolée de quelques heures n'a pas le même poids qu'un départ maintenu malgré un refus écrit, ou que des absences répétées qui désorganisent le service. Gardez la trace de la demande, de votre réponse et de l'absence avant d'engager une procédure.
La retenue sur salaire et la sanction sont deux choses distinctes. La retenue paie le temps non travaillé. La sanction répond à la faute. Ne faites jamais de la première un moyen de sanctionner.
Ce qu'il faut faire avant la prochaine rentrée
- Lisez votre convention collective et vos accords : cherchez une autorisation d'absence liée à la scolarité ou aux enfants.
- Fixez une règle écrite : délai de demande, solutions proposées (congés payés, horaires individualisés, télétravail), et réponse donnée par écrit.
- Traitez les demandes de la même façon pour des salariés placés dans la même situation, et motivez chaque refus par l'organisation du service.
- Calculez la retenue au temps près et ne l'utilisez jamais comme une pénalité.
- Séparez la paie et la discipline : si l'absence est fautive, suivez la procédure disciplinaire.
Absences, paie ou procédure disciplinaire : le cabinet DAIRIA Avocats intervient en droit du travail, côté employeur.