L'été venu, les demandes arrivent : travailler une semaine depuis une maison de famille, une location au bord de la mer, parfois depuis un autre pays. Votre entreprise n'est pas tenue de dire oui. Mais un refus mal posé, ou une tolérance non écrite, peut vous coûter cher. Voici la règle, ce qu'elle implique pour vous, et ce qu'il faut faire.
La règle : le télétravail se met en place, il ne se décrète pas
Le code du travail définit le télétravail comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire, en utilisant les technologies de l'information et de la communication (article L. 1222-9).
Il est mis en place dans le cadre d'un accord collectif ou, à défaut, d'une charte élaborée par l'employeur après avis du comité social et économique, s'il existe. En l'absence d'accord collectif ou de charte, lorsque le salarié et l'employeur conviennent de recourir au télétravail, ils formalisent leur accord par tout moyen (article L. 1222-9).
Conséquence pratique : un salarié ne peut pas décider seul de travailler à distance, ni changer seul de lieu. C'est le cadre fixé par votre entreprise qui fait foi.
Ce que l'accord ou la charte doit prévoir, et ce qu'il peut ajouter
La loi impose un contenu minimal à l'accord collectif ou à la charte (article L. 1222-9). Ils précisent notamment :
- les conditions de passage en télétravail et de retour à une exécution du contrat sans télétravail ;
- les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre ;
- les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail ;
- les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié.
Le lieu du télétravail ne figure pas dans cette liste. Rien ne vous empêche de le traiter. C'est même là que se règle la question des vacances. Une charte peut, par exemple, prévoir que le télétravail s'exerce au domicile déclaré, que tout autre lieu suppose un accord écrit préalable, et qu'un lieu situé hors de France est exclu sauf accord exprès.
Ce que l'employeur peut refuser, et quand il doit motiver
Un refus n'a pas toujours à être motivé. Mais la loi prévoit trois cas où il doit l'être.
- Poste éligible selon l'accord ou la charte. L'employeur qui refuse d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible dans les conditions prévues par accord collectif ou, à défaut, par la charte, motive sa réponse (article L. 1222-9).
- Travailleur handicapé. Lorsque la demande est formulée par un travailleur handicapé, l'employeur motive, le cas échéant, sa décision de refus (article L. 1222-9).
- Salarié aidant. Même règle pour un salarié aidant d'un enfant, d'un parent ou d'un proche (article L. 1222-9).
Une demande de télétravail depuis un lieu de vacances porte sur une modalité : le lieu. Si votre charte réserve le télétravail au domicile déclaré, le motif de refus est tout trouvé : la demande sort du cadre. Écrivez-le dans la réponse, avec la référence à la clause.
Ce qu'un lieu non maîtrisé vous coûte
La présomption d'accident du travail. L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail, pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur, est présumé être un accident du travail (article L. 1222-9). Le texte vise le lieu où le télétravail est exercé, pas seulement le domicile. Si vous avez toléré un autre lieu sans rien écrire, vous aurez du mal à soutenir ensuite que l'accident s'est produit hors du cadre convenu.
L'obligation de sécurité. L'employeur prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs (article L. 4121-1). Cette obligation ne s'arrête pas à la porte des locaux. Un lieu que vous ne connaissez pas est un lieu dont vous ne pouvez pas évaluer les risques.
La sécurité des données. L'employeur est tenu d'informer le salarié en télétravail de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique, et des sanctions en cas de non-respect de ces restrictions (article L. 1222-10). Si vous interdisez les réseaux publics ou l'accès depuis l'étranger, écrivez-le et informez-en vos salariés. Sans cette information, la sanction sera difficile à défendre.
L'étranger. Un salarié qui travaille depuis un autre pays peut soulever des questions de loi applicable au contrat, de rattachement à la sécurité sociale et de fiscalité, pour lui comme pour l'entreprise. Les réponses dépendent du pays, de la durée et des textes internationaux applicables. Elles ne se règlent pas par une tolérance orale. Faites-les analyser avant tout accord.
Congés et télétravail ne se mélangent pas
Tout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l'employeur (article L. 3141-1). Un jour de congé est un jour de repos, pas un jour de télétravail depuis un autre décor. Inversement, un salarié en télétravail depuis un lieu de vacances travaille : il reste soumis aux horaires, aux plages de contact et au contrôle du temps de travail prévus par votre accord ou votre charte.
Ne laissez pas s'installer de zone grise. Une demande du type « je pose mes congés mais je reste joignable » doit recevoir une réponse claire : soit le salarié est en congé, soit il travaille.
En cas de manquement
Un salarié qui télétravaille depuis un lieu non autorisé, en connaissance d'une règle écrite, commet un manquement. Constitue une sanction toute mesure, autre que les observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré par lui comme fautif (article L. 1331-1). Aucune sanction ne peut être prise sans que le salarié soit informé, dans le même temps et par écrit, des griefs retenus contre lui (article L. 1332-1).
La règle préalable est votre meilleure preuve. Sans elle, le grief se discute.
Ce qu'il faut faire
Relire votre accord ou votre charte. Vérifiez s'il dit où le télétravail s'exerce. S'il ne dit rien, complétez-le, dans le respect de sa procédure de révision.
Prévoir une procédure pour les lieux temporaires. Demande écrite, dates, adresse, accord écrit préalable. Un formulaire simple suffit.
Encadrer l'étranger à part. Principe d'exclusion, ou accord exprès après analyse de la situation.
Informer sur les outils. Restrictions informatiques et sanctions, par écrit (article L. 1222-10).
Répondre par écrit aux demandes. Accord ou refus, avec la clause applicable. Motivez le refus dans les cas prévus par la loi.
Votre contrôle en trois questions
Votre charte dit-elle où le télétravail peut s'exercer ? Un salarié sait-il comment demander un autre lieu, et qui décide ? Vos restrictions informatiques sont-elles écrites et portées à la connaissance des télétravailleurs ?
Une charte télétravail à rédiger ou un litige prud'homal : le cabinet DAIRIA Avocats intervient en droit du travail, côté employeur.