Le code du travail limite la durée totale du congé exigible à 30 jours ouvrables (article L. 3141-3), soit cinq semaines de six jours ouvrables. Beaucoup de logiciels de paie affichent 25 jours ouvrés, soit les mêmes cinq semaines comptées à raison de cinq jours par semaine. Les deux chiffres peuvent donc désigner le même droit. Mais le décompte en jours ouvrés n'est sûr que s'il ne fait perdre aucun jour à aucun salarié. Voici la règle, ce qu'une erreur coûte, et ce qu'il faut vérifier.
La règle légale est exprimée en jours ouvrables
Le salarié a droit à un congé de deux jours et demi ouvrables par mois de travail effectif chez le même employeur. La durée totale du congé exigible ne peut excéder trente jours ouvrables (article L. 3141-3 du code du travail).
Trente jours ouvrables correspondent à cinq semaines de six jours ouvrables. Un décompte en jours ouvrés, sur la base de cinq jours par semaine, conduit à vingt-cinq jours pour le même nombre de semaines. L'article L. 3141-3 raisonne en jours ouvrables. Le décompte en jours ouvrés est admis par le juge, sous condition.
La condition : aucun salarié ne doit y perdre
La Cour de cassation juge que c'est à l'employeur qu'il incombe de démontrer que chaque salarié a bénéficié au moins du nombre de jours ouvrables de congés payés auquel il a droit en application de l'article L. 3141-3 (Cass. soc., 13 mars 2013, n° 12-11.894).
Deux enseignements pour l'entreprise :
- la charge de la preuve pèse sur vous. En cas de litige, c'est à l'entreprise de prouver que le décompte en jours ouvrés n'a privé personne de ses droits ;
- la comparaison se fait salarié par salarié. Dans cette affaire, la cour d'appel avait raisonné sur l'ensemble du personnel ; son arrêt a été cassé.
Les jours fériés : le point qui fait dériver les compteurs
Lorsque le décompte est effectué en jours ouvrables, le congé doit être prolongé d'un jour quand un jour férié tombe un jour ouvrable, même s'il est chômé dans l'entreprise. En revanche, lorsque les congés sont calculés en jours ouvrés, le jour férié intervenant un jour non ouvré dans l'entreprise est sans incidence sur le décompte (Cass. soc., 27 octobre 2004, n° 02-44.149, publié au Bulletin).
En pratique, le paramétrage du logiciel doit être cohérent avec le mode de décompte choisi. Mélanger les deux logiques, par exemple compter en jours ouvrés tout en appliquant les règles des jours ouvrables aux jours fériés, crée des écarts d'un salarié à l'autre.
Ce qui alimente le compteur
Certaines absences sont considérées comme du travail effectif pour la détermination de la durée du congé (article L. 3141-5). La liste comprend notamment les congés payés eux-mêmes, les congés de maternité, de paternité et d'accueil de l'enfant et d'adoption, les périodes de suspension pour accident du travail ou maladie professionnelle, et les arrêts de travail liés à un accident ou une maladie n'ayant pas un caractère professionnel.
Pour ces derniers arrêts, la durée du congé est de deux jours ouvrables par mois, dans la limite de vingt-quatre jours ouvrables par période de référence (article L. 3141-5-1). Si votre entreprise décompte en jours ouvrés, la conversion de ce plafond doit, elle aussi, rester au moins aussi favorable que la règle légale.
Les règles de prise ne changent pas
Le mode de décompte ne modifie pas les règles de prise des congés, exprimées en jours ouvrables :
- les congés peuvent être pris dès l'embauche, sans préjudice des règles de détermination de la période de prise et de l'ordre des départs (article L. 3141-12) ;
- les congés sont pris dans une période qui comprend dans tous les cas la période du 1er mai au 31 octobre (article L. 3141-13) ;
- la durée des congés pouvant être pris en une seule fois ne peut excéder vingt-quatre jours ouvrables, sauf dérogation individuelle pour des contraintes géographiques particulières ou la présence au foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie (article L. 3141-17) ;
- lorsque le congé principal dépasse douze jours ouvrables, il peut être fractionné avec l'accord du salarié, accord qui n'est pas nécessaire en cas de fermeture de l'établissement ; une des fractions est au moins égale à douze jours ouvrables continus (article L. 3141-19).
À défaut d'accord collectif, l'employeur définit la période de prise et l'ordre des départs après avis, le cas échéant, du comité social et économique. Il ne peut, sauf circonstances exceptionnelles, modifier l'ordre et les dates de départ moins d'un mois avant la date prévue (article L. 3141-16).
Le fractionnement : des jours supplémentaires à prévoir
À défaut de stipulation conventionnelle, deux jours ouvrables de congé supplémentaire sont attribués lorsque le nombre de jours de congé pris en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre est au moins égal à six, et un seul lorsque ce nombre est compris entre trois et cinq jours. Les jours de congé principal dus au-delà de vingt-quatre jours ouvrables ne sont pas pris en compte pour l'ouverture de ce droit. Il peut être dérogé à ces règles après accord individuel du salarié (article L. 3141-23).
Un décompte en jours ouvrés doit intégrer ces jours supplémentaires selon la même logique de conversion.
Ce qu'une erreur coûte
Un décompte moins favorable que la loi ouvre droit, pour chaque salarié concerné, à un rappel de jours ou d'indemnité. Comme la preuve incombe à l'employeur, l'absence de simulation documentée suffit à fragiliser la défense.
Ce qu'il faut faire
Vérifier la source du décompte en jours ouvrés. Accord collectif, usage ou simple paramétrage : identifiez-la et conservez-la.
Simuler salarié par salarié. Comparez, sur une période de référence complète, les jours obtenus en jours ouvrés et en jours ouvrables, en particulier pour les temps partiels, les horaires atypiques et les années comptant des jours fériés en semaine.
Aligner le traitement des jours fériés sur le mode de décompte retenu.
Contrôler les arrêts maladie. Vérifiez que le paramétrage applique l'acquisition prévue par l'article L. 3141-5-1.
Archiver la démonstration. C'est elle que vous produirez en cas de contestation.
Pour les règles propres à votre convention collective : Dairia IA, https://www.dairia.ai/conventions/. Litige sur des congés payés : le cabinet DAIRIA Avocats intervient en droit du travail, côté employeur.