Votre manager a réalisé un entretien avec chaque membre de son équipe en décembre. Il a évalué les objectifs de l'année, fixé les objectifs de l'année suivante et abordé rapidement les souhaits de formation. Dans votre esprit, l'obligation d'entretien professionnel est remplie.
En réalité, ce n'est probablement pas le cas. Et cette confusion, partagée par la grande majorité des PME françaises, vous expose à une sanction financière de 3 000 euros par salarié.
Deux entretiens, deux finalités, deux régimes juridiques
L'entretien annuel d'évaluation est un outil managérial. Aucun texte légal ne l'impose de manière générale (sauf dispositions conventionnelles). Il porte sur la performance du salarié, l'atteinte de ses objectifs, ses points forts et ses axes d'amélioration. Il est orienté vers le passé et le présent.
L'entretien professionnel, prévu à l'article L.6315-1 du Code du travail, est une obligation légale applicable à toutes les entreprises quelle que soit leur taille. Il porte sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Il est orienté vers l'avenir.
La loi interdit expressément que l'entretien professionnel porte sur l'évaluation du travail du salarié. Un entretien unique qui mêle évaluation de performance et perspectives d'évolution ne respecte pas cette exigence.
La fréquence : tous les deux ans, c'est un minimum
L'entretien professionnel doit avoir lieu au minimum tous les deux ans, ainsi qu'après certaines absences de longue durée : congé maternité, congé parental d'éducation, congé sabbatique, arrêt maladie de plus de six mois, congé de proche aidant, période de mobilité volontaire, mandat syndical.
Le point de départ du délai de deux ans est la date d'embauche ou la date du dernier entretien professionnel. Ce délai court indépendamment du calendrier des entretiens annuels.
En pratique, beaucoup d'entreprises réalisent un seul entretien par an, en début ou en fin d'année, qui mélange les deux. Cette fusion est risquée : si le contenu ne distingue pas clairement les deux volets, l'entretien professionnel sera considéré comme non réalisé.
Le contenu obligatoire de l'entretien professionnel
L'entretien professionnel doit aborder quatre thèmes. L'évolution professionnelle du salarié (perspectives de mobilité, de promotion, de changement de poste). Les actions de formation envisagées. L'utilisation du compte personnel de formation (CPF) et la possibilité d'abondement par l'employeur. La validation des acquis de l'expérience (VAE) et le conseil en évolution professionnelle (CEP).
Depuis la loi Avenir professionnel de 2018, l'information sur l'activation du CPF et sur le CEP est obligatoire. Un entretien qui n'aborde pas ces sujets est incomplet.
La formalisation : un compte rendu signé
L'entretien professionnel donne lieu à un compte rendu dont une copie est remise au salarié (article L.6315-1). L'absence de formalisation rend la preuve de la tenue de l'entretien quasi impossible en cas de contentieux.
La Cour de cassation a jugé que le manquement de l'employeur à son obligation de formation et d'entretien professionnel peut caractériser un manquement suffisamment grave pour justifier une prise d'acte de la rupture aux torts de l'employeur (Cass. soc., 6 juillet 2016, n° 15-18.419). Le préjudice n'est pas seulement financier — il touche à l'employabilité du salarié.
Le bilan à six ans et la sanction
Tous les six ans, l'entretien professionnel fait l'objet d'un état des lieux récapitulatif. Ce bilan vérifie que le salarié a bénéficié des entretiens professionnels bisannuels et d'au moins une formation non obligatoire.
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le non-respect de ces obligations entraîne un abondement correctif de 3 000 euros sur le CPF du salarié. Ce n'est pas une option mais un versement obligatoire dont le contrôle relève de la DREETS.
Ce que vous devez faire lundi matin
Séparez clairement les entretiens annuels d'évaluation et les entretiens professionnels. Si vous souhaitez les réaliser le même jour, utilisez deux trames distinctes, avec deux comptes rendus séparés signés par le salarié.
La trame de l'entretien professionnel doit aborder les quatre thèmes obligatoires et ne comporter aucune rubrique d'évaluation de la performance. Formez vos managers à cette distinction et conservez les comptes rendus dans les dossiers individuels des salariés.
Le coût de la mise en conformité est nul. Le coût du non-respect est de 3 000 euros par salarié.