Entretien professionnel : les sanctions en cas d'absence (3 000 euros par salarié)

L'entretien professionnel est l'un des dispositifs les plus méconnus et les plus négligés par les employeurs. Pourtant, son absence expose les entreprises de 50 salariés et plus à une sanction financière automatique : un abondement de 3 000 euros sur le compte personnel de formation (CPF) de chaque salarié concerné.

L'obligation légale : tous les deux ans

L'article L.6315-1 du Code du travail impose à tout employeur d'organiser un entretien professionnel avec chaque salarié tous les deux ans. Cet entretien est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi.

Cet entretien doit être distingué de l'entretien annuel d'évaluation, qui porte sur les objectifs et les performances. Les deux peuvent être réalisés le même jour, mais doivent faire l'objet de deux temps distincts et de deux comptes rendus séparés.

L'entretien professionnel est également obligatoire au retour de certaines absences prolongées : congé maternité, congé parental, arrêt maladie de plus de 6 mois, congé sabbatique, mandat syndical.

Le bilan à 6 ans : l'état des lieux récapitulatif

Tous les six ans, l'entretien professionnel fait l'objet d'un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Ce bilan doit permettre de vérifier que le salarié a, au cours des six dernières années :

• Bénéficié des entretiens professionnels prévus (au moins 3 entretiens)
• Suivi au moins une action de formation
• Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l'expérience (VAE)
• Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle

Il suffit que deux des trois critères (formation, certification, progression) soient remplis, en plus de la tenue des entretiens, pour que l'employeur soit en conformité.

La sanction : 3 000 euros par salarié

Pour les entreprises d'au moins 50 salariés, le non-respect des obligations liées à l'entretien professionnel entraîne une sanction financière prévue à l'article L.6323-13 du Code du travail.

Si l'état des lieux à 6 ans révèle que le salarié n'a pas bénéficié des entretiens professionnels prévus et d'au moins une formation non obligatoire, l'employeur doit abonder le CPF du salarié de 3 000 euros.

Ce montant est forfaitaire et s'applique par salarié concerné. Pour une entreprise de 200 salariés dont 50 n'auraient pas bénéficié des entretiens et formations requis, la facture s'élève à 150 000 euros.

L'abondement doit être versé à la Caisse des dépôts et consignations, gestionnaire du CPF, qui crédite le compte du salarié. À défaut de versement spontané, l'entreprise s'expose à un contrôle de la DREETS (ex-DIRECCTE) et à une majoration.

Les difficultés pratiques

Plusieurs questions pratiques se posent pour les entreprises.

Le suivi des délais. Avec des salariés entrés à des dates différentes, le calendrier des entretiens biennaux et des bilans sexennaux est complexe à gérer. Un outil de suivi RH est indispensable.

La preuve de la réalisation. L'employeur doit être en mesure de prouver qu'il a bien organisé les entretiens. Un compte rendu signé par les deux parties est le minimum requis. L'absence de document écrit équivaut à l'absence d'entretien.

La formation non obligatoire. La loi distingue les formations obligatoires (celles imposées par la réglementation pour l'exercice d'une fonction) des formations non obligatoires. Seules ces dernières comptent pour le bilan à 6 ans. Une formation sécurité imposée par le Code du travail ne suffit pas.

Les salariés à temps partiel. L'obligation s'applique à tous les salariés, quel que soit leur temps de travail. Un salarié à temps partiel bénéficie des mêmes droits qu'un salarié à temps plein.

La responsabilité en cas de contentieux

Au-delà de la sanction de l'abondement correctif, l'absence d'entretien professionnel peut avoir des conséquences contentieuses plus larges.

La Cour de cassation a jugé que le manquement de l'employeur à son obligation d'entretien professionnel cause nécessairement un préjudice au salarié, ouvrant droit à des dommages et intérêts (Cass. soc., 5 juillet 2023, n° 21-24.122). Ce préjudice s'apprécie notamment au regard de la perte de chance d'évolution professionnelle.

En cas de licenciement économique, l'absence d'entretien professionnel peut également être invoquée pour contester le respect de l'obligation d'adaptation et de formation, fragilisant ainsi la procédure.

Les bonnes pratiques

Mettre en place un calendrier centralisé. Planifier les entretiens professionnels de manière systématique, avec des alertes automatiques, pour ne manquer aucune échéance.

Former les managers. Les entretiens professionnels sont généralement conduits par les managers de proximité. Ceux-ci doivent être formés à leur contenu spécifique, distinct de l'entretien d'évaluation.

Rédiger un compte rendu détaillé. Ce document doit mentionner la date de l'entretien, les perspectives d'évolution discutées, les souhaits de formation du salarié et les actions envisagées. Il doit être signé par le salarié et conservé dans son dossier.

Proposer des formations non obligatoires. Anticiper le bilan à 6 ans en s'assurant que chaque salarié bénéficie d'au moins une formation non obligatoire au cours de la période.

Formaliser les progressions. Documenter toute progression salariale (augmentation, prime) ou professionnelle (changement de poste, élargissement de responsabilités) pour alimenter le bilan récapitulatif.

Ce qu'il faut retenir

L'entretien professionnel n'est pas une formalité optionnelle. C'est une obligation légale dont le non-respect coûte 3 000 euros par salarié concerné dans les entreprises de 50 salariés et plus. Au-delà de la sanction financière, c'est un outil de gestion des compétences que les entreprises ont tout intérêt à utiliser activement.