Le premier cycle de six ans de l'obligation de formation a commencé le 7 mars 2014. Pour les salariés présents à cette date, l'état des lieux récapitulatif devait être réalisé avant le 7 mars 2020. Le deuxième cycle se termine en 2026 pour ces mêmes salariés.
Si vous n'avez rien mis en place, vous êtes en infraction. Et la sanction est automatique : 3 000 euros par salarié versés sur son compte personnel de formation.
L'entretien professionnel : une obligation distincte de l'entretien annuel
L'article L.6315-1 du Code du travail impose un entretien professionnel tous les deux ans, distinct de l'entretien annuel d'évaluation. Cet entretien est consacré aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualifications et d'emploi. Il ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié.
Beaucoup d'entreprises confondent les deux. L'entretien annuel évalue la performance. L'entretien professionnel porte sur l'avenir : souhaits de formation, perspectives de mobilité, utilisation du CPF, validation des acquis de l'expérience.
Cette distinction n'est pas anodine : lors du bilan à six ans, c'est la tenue des entretiens professionnels qui sera vérifiée, pas celle des entretiens annuels. Si vous n'avez fait que des entretiens annuels, vous n'avez pas rempli votre obligation.
Le bilan à six ans : les trois critères à vérifier
Tous les six ans, l'entretien professionnel fait l'objet d'un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Ce bilan doit permettre de vérifier que le salarié a bénéficié, au cours des six dernières années, des entretiens professionnels prévus et d'au moins une formation non obligatoire.
Depuis la loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018, le critère est simplifié : le salarié doit avoir bénéficié d'au moins une action de formation « autre que celle qui conditionne l'exercice d'une activité ou d'une fonction, en application d'une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires » (article L.6321-2).
Concrètement, les formations obligatoires de sécurité (habilitations électriques, CACES, formation incendie) ne comptent pas. Il faut au moins une formation de développement de compétences, de montée en qualification ou d'adaptation au poste au sens large.
La sanction : l'abondement correctif
Dans les entreprises de 50 salariés et plus, si le bilan à six ans révèle que le salarié n'a pas bénéficié des entretiens professionnels et d'au moins une formation non obligatoire, l'employeur doit verser un abondement correctif de 3 000 euros sur le CPF du salarié (article L.6323-13).
Cet abondement est versé à la Caisse des dépôts et consignations. À défaut, l'entreprise sera mise en demeure par la DREETS et devra verser le double, soit 6 000 euros, au titre de l'insuffisance de versement (article L.6323-13 II).
Pour une PME de 80 salariés dont la moitié n'a bénéficié d'aucune formation non obligatoire en six ans, la facture s'élève à 120 000 euros. C'est un chiffre que beaucoup de dirigeants découvrent quand il est trop tard.
Le calendrier à surveiller
Pour les salariés présents au 7 mars 2014, le deuxième cycle de six ans se termine au 7 mars 2026. Pour les salariés embauchés ultérieurement, le cycle commence à leur date d'embauche. Vous devez donc tenir un calendrier individualisé par salarié.
L'instruction DGEFP du 26 mars 2021 a apporté des précisions sur les reports liés à la crise sanitaire, mais ces reports sont désormais épuisés pour la plupart des entreprises.
Si vous n'avez pas commencé à planifier les formations pour compléter le parcours de vos salariés avant mars 2026, le temps presse.
La preuve : documentez tout
En cas de contrôle ou de contentieux, c'est à l'employeur de prouver que les entretiens professionnels ont eu lieu et que les formations ont été dispensées (Cass. soc., 7 mars 2018, n° 16-19.825). Conservez les comptes rendus signés des entretiens professionnels, les convocations aux formations, les attestations de fin de formation et les bilans récapitulatifs à six ans.
Un entretien professionnel non documenté est un entretien qui n'a pas eu lieu aux yeux du juge.
Ce que vous devez faire lundi matin
Établissez un tableau de suivi par salarié avec quatre colonnes : date du dernier entretien professionnel, date du prochain, liste des formations suivies dans le cycle en cours, et date du bilan récapitulatif à six ans.
Identifiez les salariés qui n'ont bénéficié d'aucune formation non obligatoire depuis le début du cycle. Programmez au minimum une formation avant l'échéance. Le coût d'une formation de deux jours est sans commune mesure avec un abondement correctif de 3 000 euros.
Et réalisez les entretiens professionnels en retard. C'est une obligation biannuelle qui ne souffre aucune excuse organisationnelle.