Registre unique du personnel : les mentions obligatoires mises à jour

L'inspecteur du travail arrive dans votre entreprise. Le premier document qu'il demande : le registre unique du personnel. L'avez-vous ?

Le registre unique du personnel est l'un des documents les plus contrôlés et les moins bien tenus. Obligatoire dès le premier salarié, il doit contenir des mentions précises et à jour pour chaque personne employée dans l'établissement.

Qui doit y figurer ?

Le registre doit mentionner toutes les personnes travaillant dans l'établissement :

Les salariés en CDI et CDD
Les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation
Les travailleurs à domicile
Les stagiaires (dans une partie spécifique du registre)
Les intérimaires (dans une partie spécifique)
Les travailleurs détachés

Chaque personne doit être inscrite dans l'ordre chronologique d'embauche, de manière indélébile (pas de crayon à papier, pas de fichier Excel modifiable sans trace).

Les mentions obligatoires pour chaque salarié

L'article D.1221-23 du Code du travail impose les mentions suivantes :

Nom et prénom du salarié
Nationalité
Date de naissance
Sexe
Emploi occupé
Qualification professionnelle
Date d'entrée dans l'établissement
Date de sortie de l'établissement (à compléter au départ)
Pour les CDD : la mention "contrat à durée déterminée"
Pour les temps partiels : la mention "salarié à temps partiel"
Pour les travailleurs étrangers : le type et numéro d'autorisation de travail et la copie des documents (à annexer ou tenir à disposition)
Pour les apprentis : la mention "apprenti"
Pour les salariés en contrat de professionnalisation : la mention correspondante
Pour les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs : la mention "mis à disposition par un groupement d'employeurs" avec le nom et l'adresse du groupement
Pour les salariés détachés temporairement : date de début et de fin du détachement

Les mentions spécifiques aux stagiaires

Les stagiaires figurent dans une partie spécifique du registre avec :

Nom et prénom
Dates de début et de fin du stage
Nom et prénom du tuteur
Lieu de présence du stagiaire

Les mentions spécifiques aux intérimaires

Les intérimaires figurent également dans une partie spécifique :

Nom et prénom
Nom de l'entreprise de travail temporaire
Date de début et de fin de la mission

Le format : papier ou numérique

Le registre peut être tenu sous forme papier (registre relié, à pages numérotées) ou sous forme numérique. Si le format numérique est choisi, il doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au registre papier : traçabilité des modifications, impossibilité de suppression, horodatage.

Un simple fichier Excel sans protection est considéré comme non conforme par l'inspection du travail.

Les sanctions

L'absence de registre ou un registre incomplet constitue une contravention de 4e classe : 750 euros d'amende par salarié concerné (article R.1227-7). Pour une entreprise de 20 salariés avec un registre absent, l'amende potentielle est de 15 000 euros.

Le registre doit être tenu à disposition de l'inspecteur du travail, des agents de contrôle de l'URSSAF et des délégués du personnel.

Ce que vous devez faire lundi matin

Vérifiez l'existence de votre registre unique du personnel. Si vous n'en avez pas, créez-en un immédiatement.
Contrôlez les mentions : chaque salarié en poste figure-t-il avec toutes les mentions obligatoires ? Les dates de sortie des anciens salariés sont-elles renseignées ?
Ajoutez les stagiaires et intérimaires dans leurs parties spécifiques si ce n'est pas fait.
Si vous utilisez un format numérique, vérifiez qu'il offre les garanties de traçabilité et d'inaltérabilité requises.
Conservez le registre pendant 5 ans à compter de la date de départ du dernier salarié inscrit.

Le registre unique du personnel est le document le plus basique du droit du travail. C'est aussi l'un des plus contrôlés. Sa non-conformité est un signal d'alerte pour l'inspecteur du travail, qui approfondira systématiquement son contrôle.