Votre règlement intérieur a été rédigé il y a dix ans. Depuis, il a traversé trois DRH, deux déménagements et aucune mise à jour. Vous pensez qu'il vous protège. En réalité, il contient probablement des clauses que l'inspection du travail pourrait vous demander de retirer, et qu'un salarié pourrait utiliser contre vous en cas de contentieux.
Le règlement intérieur est obligatoire dans les entreprises de 50 salariés et plus (article L.1311-2 du Code du travail). Mais son contenu est strictement encadré, et les dérapages sont fréquents.
Le périmètre limité du règlement intérieur
L'article L.1321-1 définit limitativement ce que le règlement intérieur peut contenir : les mesures d'application de la réglementation en matière d'hygiène et de sécurité, les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer au rétablissement de conditions de travail protectrices, les règles générales et permanentes relatives à la discipline (nature et échelle des sanctions), et les dispositions relatives au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux agissements sexistes.
Tout ce qui sort de ce périmètre est illicite. Le règlement intérieur ne peut pas contenir de dispositions relatives à la rémunération, aux horaires individuels de travail, aux objectifs commerciaux ou aux modalités de prise des congés. Ce sont des sujets contractuels ou relevant du pouvoir de direction.
Les clauses les plus fréquemment illicites
L'interdiction générale des conversations personnelles. Interdire toute conversation personnelle pendant les heures de travail porte une atteinte disproportionnée à la liberté individuelle du salarié. L'article L.1321-3 interdit les restrictions aux droits des personnes et aux libertés individuelles et collectives qui ne seraient pas justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni proportionnées au but recherché.
La fouille systématique des sacs et casiers. La Cour de cassation admet la possibilité de prévoir des contrôles dans le règlement intérieur, mais sous conditions strictes : le salarié doit être prévenu, présent, et pouvoir s'y opposer (auquel cas un officier de police judiciaire doit intervenir). Une clause autorisant des fouilles unilatérales sans ces garanties est nulle (Cass. soc., 12 novembre 2020, n° 18-24.023).
Les sanctions pécuniaires déguisées. L'article L.1331-2 interdit toute sanction pécuniaire. Mais certains règlements intérieurs prévoient des retenues sur prime pour retard, des pénalités pour non-respect des procédures ou des réductions de variable liées à des comportements disciplinaires. Toutes ces dispositions sont des sanctions pécuniaires déguisées et sont nulles.
La clause de neutralité trop large. Depuis la loi Travail de 2016, le règlement intérieur peut contenir une clause de neutralité restreignant la manifestation des convictions des salariés. Mais cette clause doit être justifiée par les nécessités du bon fonctionnement de l'entreprise et proportionnée. Une interdiction générale et absolue de tout signe religieux, politique ou philosophique dans toute l'entreprise sera probablement jugée disproportionnée (Cass. soc., 22 novembre 2017, n° 13-19.855, arrêt Micropole).
Les tests d'alcoolémie et de stupéfiants sans conditions. Le Conseil d'État admet que le règlement intérieur prévoie des tests d'alcoolémie, mais uniquement pour les postes présentant un danger (conduite, manipulation de machines). Les tests doivent permettre une contre-expertise et ne peuvent pas être réalisés de manière systématique sur tout le personnel.
Les vices de procédure qui invalident tout le règlement
Un règlement intérieur parfaitement rédigé peut être nul pour vice de procédure. L'article L.1321-4 impose une procédure en trois étapes : soumission à l'avis du CSE (ou des anciens DP/CE), communication à l'inspection du travail, et dépôt au greffe du conseil de prud'hommes.
L'absence de consultation du CSE est un motif de nullité fréquent, notamment après un renouvellement de l'instance. Chaque modification du règlement intérieur doit être soumise au CSE. Si votre dernier CSE a été élu après l'adoption du règlement, une nouvelle consultation est recommandée.
Le règlement intérieur doit être porté à la connaissance des salariés par tout moyen (affichage, intranet, remise individuelle). Un salarié qui n'en a jamais eu connaissance peut contester toute sanction fondée sur ses dispositions (Cass. soc., 6 février 2013, n° 11-11.740).
L'impact sur vos sanctions disciplinaires
Si votre règlement intérieur contient des clauses illicites, les sanctions prononcées sur leur fondement sont nulles. Un licenciement pour faute fondé sur la violation d'une clause illicite du règlement intérieur sera requalifié en licenciement sans cause réelle et sérieuse.
Plus subtil : si l'échelle des sanctions prévue au règlement intérieur est incomplète ou mal hiérarchisée, vous risquez de ne pas pouvoir appliquer la sanction appropriée. Le règlement doit prévoir une gradation claire des sanctions : avertissement, blâme, mise à pied disciplinaire (avec durée maximale), mutation disciplinaire, rétrogradation, licenciement.
Ce que vous devez faire lundi matin
Ressortez votre règlement intérieur. Vérifiez d'abord la procédure : date de la dernière consultation du CSE, preuve du dépôt à l'inspection du travail et au greffe, modalités de diffusion aux salariés. Ensuite, relisez chaque clause en vous posant deux questions : est-elle dans le périmètre autorisé par l'article L.1321-1 ? Et si elle restreint une liberté individuelle, est-elle justifiée et proportionnée ?
Supprimez toute clause relative aux sanctions pécuniaires, aux fouilles sans garanties, aux interdictions générales de conversations ou d'utilisation du téléphone personnel. Mettez à jour les dispositions sur le harcèlement conformément aux dernières évolutions légales. Et soumettez le texte révisé au CSE.
Un règlement intérieur à jour est un bouclier. Un règlement obsolète est une arme retournée contre vous.