Géolocalisation des véhicules : les conditions strictes d'utilisation

Vous avez installé des GPS sur vos véhicules de fonction. Avez-vous informé vos salariés ?

Beaucoup d'entreprises équipent leurs véhicules de systèmes de géolocalisation pour optimiser les tournées, gérer la flotte ou vérifier les temps de trajet. C'est légitime. Mais la géolocalisation d'un véhicule conduit par un salarié est un traitement de données personnelles soumis au RGPD et au contrôle de la CNIL.

Ce que la CNIL et la Cour de cassation exigent

L'information préalable obligatoire

Le salarié doit être individuellement informé avant la mise en place du système de géolocalisation. L'information doit porter sur la finalité du traitement, les données collectées, la durée de conservation et les droits du salarié (accès, rectification, opposition). Le CSE doit également être consulté (article L.2312-38).

La proportionnalité

L'article L.1121-1 du Code du travail interdit les restrictions aux libertés individuelles qui ne sont pas justifiées par la nature de la tâche et proportionnées au but recherché. La géolocalisation est proportionnée pour vérifier le respect des itinéraires clients, mais pas pour contrôler chaque minute de la journée d'un salarié autonome.

La Cour de cassation a jugé que la géolocalisation ne peut pas être utilisée pour contrôler le temps de travail d'un salarié lorsqu'un autre moyen moins intrusif existe (badgeuse, déclaration horaire). Elle ne peut pas non plus être utilisée pour surveiller un salarié de manière permanente.

Les finalités autorisées

La CNIL n'autorise la géolocalisation que pour des finalités limitatives :

Respect de règles d'utilisation du véhicule (itinéraires autorisés)
Suivi et facturation d'une prestation de transport
Sécurité du salarié, des marchandises ou du véhicule
Meilleure allocation des moyens (optimisation des tournées)
Suivi du temps de travail (uniquement si aucun autre moyen n'est possible)

Les interdictions absolues

La géolocalisation ne peut pas servir à :

Contrôler le respect des limitations de vitesse (c'est le rôle de la police)
Surveiller les déplacements des représentants du personnel dans l'exercice de leur mandat
Tracer les déplacements privés du salarié en dehors du temps de travail
Constituer un outil de surveillance permanente des salariés

La conservation des données

Les données de géolocalisation ne peuvent pas être conservées plus de 2 mois pour le suivi en temps réel. Pour les données historiques nécessaires à l'optimisation des tournées, la durée maximale est de 1 an.

La sanction des manquements

Un système de géolocalisation non conforme expose l'entreprise à :

Une sanction CNIL pouvant atteindre 4 % du chiffre d'affaires mondial (RGPD)
L'irrecevabilité des preuves obtenues par géolocalisation devant les prud'hommes
Des dommages et intérêts pour atteinte à la vie privée du salarié
Un délit d'entrave si le CSE n'a pas été consulté

Ce que vous devez faire lundi matin

Vérifiez que chaque salarié concerné a été informé individuellement et par écrit de l'existence de la géolocalisation.
Assurez-vous que le CSE a été consulté avant la mise en place du dispositif.
Définissez précisément les finalités du traitement dans un document interne. Toute utilisation non prévue est illicite.
Paramétrez la désactivation en dehors des heures de travail ou permettez au salarié de désactiver le système pour ses déplacements privés.
Vérifiez la durée de conservation des données dans votre système. Au-delà de 2 mois pour les données temps réel, vous êtes en infraction.

La géolocalisation est un outil puissant de gestion de flotte. Mais c'est aussi un outil de surveillance. Et la frontière entre gestion et surveillance, c'est le juge qui la trace.